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ユニット経営実践: 時間と戦う 意外と役に立つ、付箋はり!
ユニット経営の実践編として、時間に関する取り組みの考え方をお話してきました。私の会社は、IT企業と言われるごく一般的なソフト関係の事業を営んでいる関係から、世間的には、デジタルで物事を考えがちなのですが、実は、最近、アナログもいいなあ~ と思うことがありました。

そのアナログとは、あの付箋の事です。机の上にペタン、書類の上にペタッと貼り付けるアレです。

そんな話、今更言われなくても。。。。。と、思っているみなさん、そういう意味で言っているのではなくて、この付箋、使い方を変えると、とっても、とっても、大変役に立つ事がわかってきました。では、何に使うのか? その使い方ですが。。。。。

これまで、時間には、自分の時間と他人との時間があると説明してきましたね。ほとんどの人達は、自分の仕事を中心に動いていますね。つまり、自分の本来、しなければならない事を中心に、頭の中が占有されてしまうのです。

従来のこの超アナログ道具である、この付箋の使い道は、その自分の仕事を進行していく上で、目立つようにペタン、忘備録の代わりにペタンと使っている人が多いかと思います。

私が最近、気がついたのは、これって~、もしかして、逆? つまり、他人の関係する事に関しての忘備録として使用するのが、もっとも効果的だと思いはじめました。それは何故か?

答えは意外とシンプルでした。ほとんどの人は、自分の仕事に関する事に集中してしまい、他人との係わり合いで決定した事項を、以外と忘れやすい。これは、集中力が高い時ほど、発生しやすい。そこで、こういうチヨットした事を、付箋を利用してペタンと貼っておくと、ふと目がいくと、そこにペタンと貼ってあるため、すぐ思い出せるのです。

当然の事ながら、ユニットメンバーとの係わりが強い内容については、強く意識しているので、あまり忘れないと思いますが、ちよっとした事など、すぐ忘れてしまう事がよくある場合は、この方法、意外と効果がてきめんに現れてきます。

他人への依頼事項や調査依頼など、さまざまな情報を、このように壁にペタンと張りつけておくと、目がいく度に確認できるので、以外と役にたつものです。ボードにして、未着手、進行中などのように振り分けて使う方法もありますね。

みなさんもいろいろ、試行錯誤しながら、効果の上がる方法を模索してもらうと、新しい発見に気づき、仕事が楽しくなると思います。。。。。 ぜひ、チャレンジしてみてください。
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【2009/07/30 09:51】 | ユニット経営 | トラックバック(0) | コメント(0) | page top↑
ユニット経営の実践: 時間 相手に振り回された? あれ~? どうしょう?
時間の管理の際に、よく困ることの一つとして、相手に振り回される事がありますよね。この振り回されるという意味合いですが、いったい何をされたら、振り回されたと人は感じるのでしょうか?

このような感じた方を人がしてしまう要因は、いろいろあるでしょうが、一番のダメージとしては、これほど時間を費やして相手の為にしてあげたのに、どうしてそうなるの? という感覚ではないかと思います。つまり、自分が思うほど相手がその成果を出さなかったという場合が多いようです。こういう展開はよくある話ではありますが、ユニット経営の実践の場においてはどうでしょうか?

では、問題なのは、どうしてそのような成果を生んでしまったのか? ここに着目して考えてみましょう。

どうしてしても、人が人に情報を伝達したり、お願いをしたりする際には、受け取った方の主観が優先してしまい、正しく相手に届かないケースが多くなりがちのようです。そこで、人によっては、さまざまな工夫をこらして説明をしたり、なるべく相手の理解できる内容に置き換えて説明したり、または、世の中の一般的な事例に置き換えて説明したりと、そりゃ まあ~ 大変な努力をされているのではないでしょうか?

ユニット経営では、相手に対して個別アクションプランの実践の目的を明確に正しく理解させる。 この事を常に念頭において、説明をしていかねばなりません。つまり、これは何のために、なぜ必要なのか? 本来の目的を明確化することです。ここに最大限の時間をさいてください。そして、具体的な説明を付加していく手法をとってもらいたいものです。

リーダーのみなさん、そしてユニットメンバーのみなさん、お互いの基準点を持ち、目的を正しく理解していけば、お互いに振り回されないですむように必ずなると思います。

また相手に振り回された? あれ~? どうしょう?
はい、その仕事、そのアクション、相手に正しくその目的が伝わっているでしょうか?
胸に手をあてて、考え直してみてくださいね。

【2009/07/30 07:32】 | ユニット経営 | トラックバック(0) | コメント(0) | page top↑
ユニット経営の実践: 時間を管理する手法を身につける
ユニット経営の実践においての時間管理は大変重要である事は、ご理解いただけたと思います。いよいよ、実践編に突入です。

前回、時間管理には、自分の時間と他人との時間しかないとお話しました。また、それぞれの始まりと終わりを明確に決める事が大切だともお話ししました。さて、それでは問題なのは、どのように決定して進めていけばよいのか? という事になりますね。

まずは、他人との時間を優先する。え!? と思う人もいるかと思いますが、ユニット経営においては、必ずこの方式を基準として考えていくべきです。

他人との時間を優先するのには、二つの理由があります。その一つは、ユニット経営の原点に依存しているものとして、仲間と共にそのユニットの経営を全員参加で実践する。 つまり、時間の管理を怠慢すると、自分だけでなく、その他の多くのメンバーの時間が怠慢となり、その時間の損失額は膨大なものとなるからです。これは、大変重要な事で、ユニットメンバー全員にまで影響が出てしまうと、想像もできないほど、ダメージを受ける場合もあり、いわゆる作業の出戻りによるやり直しは、作業進捗の遅延を招き、その結果として、他人の時間のはずが、自分の時間にも影響を及ぼす事になってしまいます。 そうです。つまり、そうなってからでは、もう取り返しがつかない。。。。。 みなさん、こんな光景、思い当たりませんか?

もう一つの理由は、自分の作業時間に集中するためです。日常的に、作業を集中して処理するのと、他人からの割り込みの中で処理するのとでは、その業務効率は大きく異なります。自分の仕事をテキバキと処理しないといけないと感じてはいても、割り込みだらけだと思考が中断してしまいますね。つまり、そうならないようにすればよいのです。

では、ユニットリーダーの場合の時間管理はどのように決定すればよいのでしょうか?

もうお分かりですね。ユニットメンバーの全員の時間を優先すればよいのですから、まずは、作業終了時点か、作業開始時点のどちらかにおいて、全員の仕事の進捗状況を把握して、メンバーのフォロー時間を優先してとるべきです。そして、指示出しを徹底して実施します。この時間ですが、一日の内に、何回も実践する場合も想定しておかねばなりません。それは、何回必要で、どれくらいの時間が必要で、それの始まりと終わりを決定していくのです。そして、自分の仕事は、それ以外の時間で集中して実践するのです。一見、大変そうに見えますが、これを怠るとユニット全体の時間管理の怠慢につながり、最終的には、ユニットの生産性の低下に繋がります

生産性を劇的に上げる時間管理術? そのような大げさなものを考える必要などありません。自然体で考えれば、自ずとユニットメンバーの時間管理術は変わっていくでしょう。ぜひ、みなさん、チャレンジしてみてください。

こうした考え方に基づいて時間管理を実践していく事で、仕事の「さばき方」が格段に従来よりも短時間で実現できるようになるはずです。最終的には、自立する能力を高めて、経営力が自ずと高まっていくはずです。
【2009/07/30 05:50】 | ユニット経営 | トラックバック(0) | コメント(0) | page top↑
ユニット経営の実践: 時間との関わり方について考える
いやはや、真夏同然の今日、ブログもついに忙しいさに負けてしまい、一ヶ月も途絶えた状態となりました。我ながら、大きな反省をしています。ブログの事を優先順位を下げてしまったからなのです。

優先順位といえば、私たちが仕事を進行していく上で、必ず最初にしなければならない大切な段取りですが、この時点の結論によっては、私のブログのように一ヶ月も怠慢する事にもなりかねません。そういう意味では、優先順位というのは、怖いものでもありますが、私たちの時間配分によっては、ある意味でどこかに、犠牲がでてしまうものかもしれません。パーフェクトを目指す事は大変重要ではありますが。。。

さて、ユニット経営における時間との関わり方ですが、経営者又はリーダーによっては、社員が夜遅くまで仕事をしていると、妙に安心してしまい、こういうユニットメンバーは、いつも会社のために貢献してくれていると思い、モチベーションも高く売上拡大もそう遠くはないだろう変に安心してしまう事があるようです。ほんとうにそう信じてよいのでしょうか?

ユニット経営の結果を数値で表す時に、(売上 ↑- 経費↓) / 時間↓ の計算をイメージしてみてください。この中で最も誤解されやすいのが、この時間の概念なのです。
よく、上記の式を見て、これは製造業などには生かせるかもしれないが、サービス業などのいわゆる定型化しにくい業務には向かないだろうと思われているリーダーも多いのが事実です。

この時間、日常の作業を紐解いてみると時間の使われ方には、二通りしかない事がわかってきます。自分だけの時間人と関わる時間です。そして、この時間管理をする上でのポイントは、単純に考えると、その作業の始まりと終わりを決めることです。

製造業のようにあらかじめ決められた工程に従い時間が秒刻みで管理されているからできるのだと、その他の業種の方が勘違いするのも無理はありませんが、自分の時間と他人との時間という切り口で考えると、ある意味でその他の業種の方の場合は、この他人との時間が不定形だと感じているのが原因かもしれませんね。

でも、みなさん、ほんとうにそうなのでしょうか? まずは、あなたの仕事を棚卸ししてみてください。そして、それらを自分の時間と他人との時間に分けてみてください。

そうすれば、必ず何かヒントが浮かんでくるかと思います。その場合に、注意してほしいのは、それらの始まりと終わりは確定しているのかどうかです。

まずは、そこからユニット経営の時間の管理の実践をしてみてください。
【2009/07/26 14:23】 | ユニット経営 | トラックバック(0) | コメント(0) | page top↑
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